مقالات إدارية مفيدة - الدرس الرابع

[بن بدر الجابري]

خطوات يجب اتباعها عند اتخاذ قرار ناتج عن التحليل

قم بتحليل الموقف
ما هي الظروف المحيطة بالموضوع الذي تريد اتخاذ قرار بشأنه ؟ ما هي الظروف المواتية ؟ وما هي الظروف المعاكسة ؟ وما هي الظروف التي لم تتضح بعد ؟ ما هي بالضبط الأسباب التي خلقت الحاجة إلى اتخاذ القرار ؟

حدد هدف القرار
لماذا ستتخذ هذا القرار ؟ ماذا تأمل أن تكسب ؟ أكمل الجملة التالية (( كيف………؟)) على غرار (( كيف يمكن تقليل حجم سرقات الموظفين ؟)) أو كيف أختار أفضل عرض عمل ؟

حدد مقدار النتائج المتوقعة
تخيل أن القرار قد اتخذ. فما هي الشروط الجديدة الموجودة الآن ؟ هل هذا هو ما تحتاجه فعلاً؟ لا يمكنك أن نوعية القرار المتخذ دون أن تكون قد أعطيت الهدف قيمة يمكن قياسها . ( كيف يمكننا أن نخفض نسبة السرقة في شركتنا إلى 50% مما هو عليه في الشركات الأخرى ).

ادرس المعلومات المتاحة لديك
إن نوعية أي قرار مرتبط مباشرة بنوعية المعلومات المتوفرة عند اتخاذ القرار. عليك بتجميع قدر ما تستطيع من المعلومات من الموظفين ومن المنافسين والخبراء ومن الملفات والنشرات .

اعرف الموارد الأخرى المتاحة لديك
إذا كان قرارك يتطلب الأموال والمواهب والوقت والمعدات والمواد ، فعليك أن تعرف كم منها متوفر لديك ؟ وهل بإمكانك أن تحصل على المزيد إذا احتجت لذلك ؟ من أين ستحصل عليها ؟ ومتى ؟

حدد متطلبات القرار
ما هي الشروط التي يجب توفرها لاتخاذ القرار ؟ مثلاً إذا كنت تفكر بقول وظيفة جديدة هل حد أدنى للراتب الذي تقبل به ؟ هل هنالك أماكن لا يمكن أن تقبل العمل بها .

حدد المزايا المطلوبة
إن متطلبات القرار هي ( ما يجب توفره) والمزايا المرغوب فيها هي ( ما تريد تحقيقه ) ما هي الشروط التي من المهم توفرها لكي تكسب وفي ذات الوقت ليست ضرورية تماماً ؟ مثلاً قد ترغب في وظيفة مشرف ولكنك تريدها دون المسؤولية المرافقة لها ولكنك لن ترفض عرضاً يعتبر كالحلم بالنسبة لك إذا كان يلزمك بالإشراف على الآخرين .

ضع أولوياتك للمزايا المطلوبة
ليست كل المزايا بنفس الأهمية . لذلك بين أهميتها النسبية بإعطائها وزنا معيناً من المجموع الكلي للمزايا.

ضع بدائل معقولة
ما هي الخيارات الممكنة المتاحة أمامك ، ضع أكبر عدد ممكن من البدائل . عند ما تبحث عن مكان جديد للمكتب فإنك ستجهد نفسك بالتفكير بالبدائل المتوفرة .وكذلك عندما تريد أن توظف مساعداً جديداً فإنك ترغب بأن يقوم عدد كبير من المؤهلين بتقديم طلباتهم لهذه الوظيفة . لكنك سوف تفرز الطلبات وتقلص عددها إلى رقم معقول .

قم بفحص البدائل
قم بفحص كافة البدائل بما يتناسب مع قائمة متطلباتك . وعندما لا يلبي البديل – ولو واحداً من هذه المتطلبات – برفضه إلا إذا كان بالإمكان تعديل المتطلبات .

قم بتقييم البدائل
قارن المزايا المطلوبة والمتوفرة في البدائل المعروضة ، وأعط كل واحدة من هذه المزايا درجة نسبية.

قان بين البدائل
اجمع عدد نقاط المزايا المتوفرة في كل واحد من البدائل وقارنها بشكل موضوعي بناء على متطلبات القرار الذي سوف تقوم باتخاذه . إن البديل الذي يحصل على أكبر عدد من النقاط سيكون هو اختيارك المبدئي .

قم باختيار هذا الخيار المبدئي لتعرف النتائج المترتبة عليه
تطلع إلى المستقبل وأجب على السؤال التالي ( إذا قمنا بتطبيق هذا الخيار المبدئي فما هي الأشياء المرجح حدوثها ؟ ) تخيل نفسك تتعايش مع هذا القرار بعد أسبع ، الشهر القادم ، العام القادم ، أو إلى أبعد من ذلك ، وما هي الانطباعات الطيبة التي تحس بها إزاءه ؟ وبالعكس هل يعجبك ما تره بشكل عام ؟

اتخذ قرارك النهائي
إذا كانت نتائج الخيار المبدئي جيدة كما جاءت في الخطوة السابقة فقم بتطبيقه . وإذا لم يكن ذلك الخيار هو ما تريده انتقل إلى الخيار التالي في عدد النقاط التي سجلتها ، وإذا لم تجد خياراً مناسباً بين الخيارات التي سجلت نقاطاً علية فارجع ثانية إلى الخطوة رقم واحد وابدأ من جديد .
__________________________________________________ _________

فوائد الاجتماعات

إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين .
من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً .
تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك .
بالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .
أنواع الاجتماعات :

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .
اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .
اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .
اجتماعات طارئة ، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة
اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة .
اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .
اجتماعات علمية تعليمية ،وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم.
الاجتماع المنتج :

لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله )

استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .
لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .
من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .
يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك .
لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .
ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .
عوامل النجاح أثناء الاجتماع :

التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .
افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .
التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .
اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .
عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .
في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .
عوامل النجاح بعد الاجتماع :

تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات الاجتماع .
تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .
حسن توديع المشاركين في الاجتماع .
وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .
أسباب فشل الاجتماعات :

عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقتناعهم بهذا الهدف .


من الكتاب الرائع "حتى لا تكون كلا -د عوض القرني "

__________________________________________________ ________

منقول